Kontinuerlig forbedring af ESDH: - En analyse af hvordan en organisation kan skabe en helhedsorienteret ESDH-driftsorganisation, som er i stand til at imødekomme barrierer for kontinuerlig forbedring af ESDH

Marlene Thøgersen

Studenteropgave: Masterprojekt

Abstrakt

Mange offentlige organisationer er de seneste år overgået til digital forvaltning, med det formål at høste kvalitets- og effektivitetsgevinster. En central teknologi til dette har været ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndtering), der har til formål at sikre en ensartet administration og sikker myndighedsdrift i den offentlige digitale forvaltning. Hastige forandringer i omverden medfører et konstant pres på organisationer, der må søge at tilpasse sig de skiftende omgivelser. Såfremt organisationernes ESDH-løsning kontinuerligt skal understøtte organisationens kerneproces – sagsbehandlingen, forudsætter det, at organisationerne foruden tilpasninger i organisationsstrukturen og de udførte opgaver, tilsvarende tilpasser og forbedrer den ESDH-løsning, hvor igennem kerneprocessen udføres. Det er forfatterens erfaring, at statslige organisationer ofte ikke prioriterer eller lykkedes med kontinuerligt at forbedre deres ESDH-løsning. I takt med løbende forandringer i organisationerne og deres omgivelser, bliver den implementerede ESDH-løsning mindre og mindre effektiv. Denne afhandling undersøger derfor: Hvordan kan en organisation skabe en helhedsorienteret ESDH-driftsorganisation, som er i stand til at imødekomme barrierer for kontinuerlig forbedring af ESDH? Til analyse af afhandlingens problem anvendes et multicasestudie i 2 dele, der danner udgangspunkt for to analyser. Først undersøges arbejdet med ESDH i departementerne i Indenrigs- og Sundhedsministeriet, Kulturministeriet og SKAT. På den baggrund identificeres med afsæt i variablerne fra Leavitt-Ry-modellen (Ry & Nielsen, 2002) en række barrierer for kontinuerlige forbedringer af ESDH. Derefter undersøges det via workshops i en anonym caseorganisation, hvorledes der kan imødekommes barrierer for kontinuerlige forbedringer af ESDH gennem en helhedsorienteret ESDH-driftsorganisation. Dertil inddrages også PDCA-modellen (Deming, 1986). Gennem analyse konkluderes det, at en central ESDH-driftsorganisation, der har et proaktivt ressourcestærkt rolle-beredskab med ”rødder” i hele organisationen og dens omverden, vil kunne håndtere dels akutte forandringer udløst af strukturelle og opgavemæssige ændringer, dels planlægge kontinuerlige forbedringer af ESDH-løsningen i tråd med organisationens forretningsvision og strategi for sagsbehandlingen.

UddannelserMaster i Projektledelse og Procesforbedring (MPF), (Masteruddannelse) Master
SprogDansk
Udgivelsesdato17 jan. 2011

Emneord

  • ESDH
  • PDCA
  • Procesforbedring
  • Leavitt
  • Leavitt-Ry
  • Proces
  • Kontinuerlig forbedring