Data, Information og Procesforbedring i Ejendomsformidlingsbranchen

Jens Ehlert Lassen & Daniel Mogens Ham

Studenteropgave: Semesterprojekt

Abstrakt

I konteksten af en bestemt ejendomsformidlingsvirksomhed, er der konstateret et ønske om at optimere virksomhedens driftsresultat, idet ledelsen på forhånd har overvejet, om virksomhedens mangel på information om salgsprocesser medfører en ikke-optimal drift. Ved at forbedre virksomhedens datagrundlag, kunne der tilvejebringes bedre værktøjer til brug for afsætningsstrategiske overvejelser med henblik på driftsoptimering. På baggrund heraf stilles der 3 spørgsmål, hvis besvarelse kunne indgå i virksomhedens overvejelser om at forbedre tilgangen til opsamling af data og informationer: 1. Hvordan fungerer virksomhedens nuværende salgsprocesser? 2. Med udgangspunkt i ovennævnte spørgsmål, hvad fungerer eller fungerer mindre godt i forbindelse med de beskrevne salgsprocesser? 3. Endelig, hvilke tilpasninger eller ændringer af mere eller mindre omfattende karakter kan anbefales til forbedring af virksomhedens adgang til og brugen af information? Der indledes med en kort teoretisk gennemgang af forhold mellem data og information baseret på Avison og Fitzgerald, hvor der konkluderes, at gode virksomheder er afhængige af god tilgang til data og information. Der fortsættes med en historisk gennemgang af organisationsformer der fokuserer på den formelle arbejdsdeling i funktioner i tiden fra Adam Smith til Frederick Winslow Taylor og endelig Hammer og Champy. Der trækkes en tråd mellem processer og deres virkemåder til data som et direkte eller indirekte produkt af procesfunktionen. Der er en formodning om at opsamling og lagring af data kan forøges eller forbedres via en forbedring af virksomhedens processer, herunder specielt salgsprocesserne. Procesforbedringer kan gennemføres ved anvendelsen af procesanalytiske redskaber, og der begrundes hvorfor Workflow metoden af Sharp of McDermott vælges. Metoden opererer med 5 faser, hvor der vælges at benytte de første 3 faser, til at beskrive, vurdere de eksisterende processer og forslå forbedringer. Det empiriske grundlag gennemgås og der vises hvilken værdi det ville have for virksomheden at være i besiddelse af informationer om salgsprocesserne, der vil kunne bruges til bedre at planlægge strategier og efterfølgende måle effekten heraf. I metodens fase 1 er der foretaget og dokumenteret en undersøgelse af virksomhedens eksisterende processer. De relevante processer identificeres som kommissioneringsprocessen og salgsprocessen. I fase 2 (Vurdering af As-Is-modellen) er beskrevet WPM-diagrammer på niveau 1vedrørende salgs-processen og kommissioneringsprocessen. Et gennemgående træk ved arbejdsprocesserne er, at de følger regler fastsat af tilsynsmyndigheden med ejendomsmæglere samt lovgivning om ejendomsformidling. Der er derfor færre muligheder for at foretage grundlæggende ændringer af processerne. Interne IT-systemer, der bruges til forskellige trin i processerne, er ikke integrerede, og de indsamler ikke data af betydning bortset fra selve transaktionen. Ejendomme oprettes i flere systemer, og fakturaer oprettes i Excel, men skal genindtastes i andre systemer. Idéer til forbedringer handler hovedsageligt om måder at opsamle data på i kritiske steder i processen, der i meget høj grad udgøres af handlinger der afbryder processen. Der er beskrevet mulighederne for at lave et system baseret på Outlook eller indføre et CRM-system til at varetage arbejdet med kunder og kunderelationer. Workflow-metoden anses for at være en velegnet metode til at udføre procesanalyser men en optimal anvendelse heraf fordrer, at der oparbejdes et større praktisk erfaringsgrundlag, da metoden omfatter et stort antal begreber, værktøjer og rammer, som ikke kan beherskes gennemførelsen af en enkelt eller nogle få analyser. Metoden er præget af gentagelser af de samme aktiviteter i samtlige tre faser, men dette forekommer at være en bevidst indretning af metoden, der på denne måde har en vis lighed med de iterative udviklingsmetoder. Efter afslutning af Fase 3 foreligger der et analyseresultat der er velegnet som grundlag for en beslutning om at fortsætte med et systemudviklingsprojekt, hvor der skabes en egentlig kravspecifikation. Grundlaget kan både anvendes i forbindelse med metoder som UP, RUP eller XP.

UddannelserInformatik, (Bachelor/kandidatuddannelse) Basis
SprogDansk
Udgivelsesdato14 jan. 2010
VejledereSabine Madsen

Emneord

  • Workflow Modeling
  • arbejdsprocesser
  • BPR
  • Scientific Management
  • Business Process Modeling
  • Michael Hammer
  • arbejdsproces
  • Alec Sharp
  • Frederick Winslow Taylor
  • procesforbedring
  • Business Process Re-engineering
  • Patrick McDermott
  • BPM
  • CRM