Erfaringer fra implementeringen af en klarsprogsindsats i en mindre dansk kommune

Min præsentation er en afrapportering og diskussion af udvalgte aspekter af et pilotprojekt med indføring af klarsprog i Stevns Kommune i Danmark.
Stevns Kommune begyndte på at indføre klarsprog overalt i kommunens administration i 2013. Det betyder at planen var at al kommunikation skriftlig som mundtlig, på nettet, på papir og ansigt til ansigt med tiden skulle overgå til at følge kommunens normer for klarsprog.
For at høste erfaringer inden hele organisationen gik over til klarsprogsbaseret kommunikation, gennemførte man et pilotprojekt i en mindre afdeling der havde en del svære breve at omskrive. Pilotgruppen blev organiseret i to lag: En overordnet gruppe som mødtes med ca. en måneds mellemrum i pilotperioden og tre skrivegrupper, hvor medarbejdere med ansvar for at udsende breve, identificerede og omskrev et antal af de vigtigste eller hyppigste breve.
Efter omskrivningen blev der foretaget to forskellige former for evaluering:
1. En evaluering af processen. Det vil sige at deltagerne i pilotprojektet evaluerede samarbejdet i pilotgruppen, samarbejdet med juristen og diskuterede hvilke anbefalinger de kunne sende videre til resten af organisationen.
2. En evaluering af brevene. Brevene blev evalueret på to måder:
a. Potentielle læsere blev bedt om at læse et brev og vurdere det efter et antal parametre
b. Potentielle læsere blev bedt om at læse et oprindeligt og et nyformuleret brev i tilfældig rækkefølge dernæst bedt om at kommentere forskellen.
Evalueringen blev skrevet sammen og præsenteret til diskussion i projektgruppen.
Min Præsentation vil fokusere på de organisatoriske problematikker i forbindelse med ændringen og tage udgangspunkt i interview med de involverede, observationer på pilotgruppemøder og interview med potentilelle brevmodtagere